EL CONTROL
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
Para Robbins, el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa."
Sin embargo, Stoner, lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas."
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff dice, el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativo. Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición."
TIPOS DE CONTROL
Terry en su libro "Principios de Administración" expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.
CONTROL PRELIMINAR: Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.
CONTROL CONCURRENTE: Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.
CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
El control de
retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y
se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está
controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El control se enfoca en
evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para
asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a
cabo.
De aquí puede deducirse la
gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función
que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de
existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo, es conveniente
recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual
que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión.
En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y
porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar
las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del
pasado.
Además, siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.
El control cumple una función relevante en las organizaciones, en el sentido de que las mantiene en el equilibrio deseado, tanto de ingresos, egresos, de utilidades, de producción, de calidad de sus productos, etc. Todo sistema requiere de equilibrio para que pueda funcionar. El equilibrio de los sistemas se conoce como homeostasis, es decir, mantener un equilibrio dentro de la variabilidad aceptada.
Una de las razones por las que se requiere el
control es porque el mejor de los planes se puede desviar. Sin embargo, el
control también sirve a los gerentes para vigilar los cambios del ambiente, así
como sus repercusiones en el avance de la organización.
Entre otros aspectos, el control es importante para:
- CREAR MEJOR CALIDAD. - La administración de la calidad total, conduce a grandes mejoras para el control. Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Los empleados tienen facultades para inspeccionar y mejorar su trabajo. La administración de la calidad total cambia muchas de las actitudes y los enfoques para lograr un control efectivo.
- AGREGAR VALOR. - Una ventaja competitiva en los tiempos modernos en donde se demanda la velocidad de producción es el agregar valor a los productos o servicios. Con frecuencia este valor agregado adopta la forma de una calidad arriba de la media, lograda aplicando procedimientos de control.
- FACILITAR LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO. - La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Así pues, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
En términos generales el control es útil para
evitar incumplimientos, desperdicios, improductividad, pérdidas, errores
humanos o fallas técnicas.
PRINCIPIOS BÁSICOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
Principio de aseguramiento del objetivo
El objetivo
básico del control administrativo es el logro de los objetivos. Esto se hace al
detectar fallas en los planes. Se deben
detectar suficientemente las desviaciones potenciales o reales de los planes,
para permitir una acción correctiva efectiva.
Principio de eficiencia de los controles
Un sistema de
control administrativo debe detectar y resaltar las causas de las desviaciones
de los planes con los mínimos costos posibles.
El principio de
eficiencia es particularmente importante en el control, porque las técnicas
tienden a ser costosas y engorrosas.
Un gerente
puede estar tan absorto en el control, que puede gastar más de lo necesario
para detectar una desviación. Los controles que interfieran seriamente con la
autoridad de los subordinados o con la motivación de quienes ejecutan los
planes, son ineficientes.
Principio de responsabilidad del control
La
responsabilidad principal del ejercicio del control recae en el gerente
encargado de la ejecución de los planes. Su responsabilidad no se puede derogar
ni anular sin cambiar la estructura de la organización.
La
responsabilidad de controlar se le debe dar a personas específicas en cada
etapa de la operación.
Principio de prevención
El control, al
igual que la planificación, debe mirar hacia adelante y ser preventivo. A
menudo este principio ha sido desatendido, en gran parte porque el control ha
dependido más de los datos estadísticos y contables, en lugar de depender de
los pronósticos y proyecciones.
Aunque los
pronósticos no son precisos, son mejores que los registros históricos.
Idealmente, un sistema de control debería brindar una retroalimentación
instantánea para así corregir, tan pronto como ocurran, las desviaciones de un
desempeño deseado.
Si esto no es
posible, el control debe basarse en los pronósticos, a fin de prever
desviaciones en el tiempo. Se debe prestar más atención a la prevención de
deficiencias que a remediarlas después que ocurran.
Por ejemplo,
los pronósticos de efectivo ayudan a mantener la solvencia de los negocios,
anticipando la escasez de efectivo y previniéndolos.
Principio de control directo
La gran mayoría
de los controles que se usan hoy en día se basan en el hecho que el ser humano
comete errores. A menudo se utilizan como controles indirectos destinados a
detectar errores, con frecuencia después del hecho.
Siempre que sea
posible, se deben usar controles directos dirigidos a prevenir errores. Mejorar
la calidad de los gerentes puede minimizar la necesidad de utilizar controles
indirectos. Los gerentes de alta calidad cometen muy pocos errores y llevan a
cabo todas sus funciones con el mejor provecho.
Principio de reflejo de los planes
Controlar es la
tarea de asegurarse que los planes se lleven a cabo de manera efectiva. Por lo
tanto, las técnicas de control deben reflejar la naturaleza específica y la
estructura de los planes.
Cuanto más
claros y completos sean los planes de la organización y mientras más controles
sean diseñados para reflejar estos planes, más eficaces serán los controles en
satisfacer las necesidades.
Por ejemplo, el
control de costos debe basarse en los costos planificados de un tipo definido y
específico.
Principio de la pirámide
Los datos de
retroalimentación deben comunicarse primero al pie de la pirámide; es decir, a
los supervisores e incluso al personal operativo que se encuentra en los
niveles más bajos.
Esto dará a los
empleados la oportunidad de controlar sus propias situaciones, además de
acelerar las acciones correctivas.
Principio de idoneidad organizacional
Un sistema de
control administrativo se ajusta al área de autoridad administrativa y debe
reflejar la estructura de la organización.
Cuando el sistema de control administrativo se adapta a la estructura de la organización, determina la responsabilidad de la acción y facilita la corrección de la desviación de los planes.
Principio de individualidad de los controles
Los controles
se hacen efectivos cuando son consistentes con el puesto, la responsabilidad
operativa, la competencia y las necesidades del individuo interesado.
El alcance y la
información detallada requerida varían según el nivel y la función de la
gerencia.
Similarmente,
los diferentes gerentes prefieren distintas formas y unidades de reportes de
información. Por lo tanto, los controles deben cumplir con los requisitos
individuales de cada gerente.
Principio de control de los puntos críticos
Todas las
operaciones tienen ciertos puntos vulnerables o críticos. Son estos los que
causan la mayoría de los problemas y dan lugar a grandes desviaciones.
Un gerente,
mientras ejerce el control, debe centrar su atención en los factores que sean
fundamentales para evaluar el rendimiento.
Sería innecesario y antieconómico que un gerente verifique cada detalle del desempeño. Por lo tanto, debe concentrar su atención en los puntos críticos de rendimiento.
Principio de acción
El control
resulta ser una pérdida de tiempo si no se toman medidas correctivas. Entre las
acciones correctivas puede estar el replanteo de los planes, una
reorganización, el reemplazo o capacitación de un subordinado, motivación del
personal, etc.
El control se
justifica solo cuando las desviaciones indicadas de los planes se corrigen
mediante una planificación, organización, dotación de personal y dirección
apropiadas.
Estándares de cantidad: establece el
volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de
horas de trabajo.
Estándares de calidad: establece la
calidad del producto, sus especificaciones.
Estándares de tiempo: es el tiempo
estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de elaboración de
un producto.
Estándares de costos: establece los costos
de producción, administración, costos de ventas.
Evaluación del desempeño: tiene como fin
evaluar lo que se está haciendo.
Comparación de desempeño con el estándar
establecido: compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue
establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún
error o falla con relación al desempeño esperado.
REGLAS DEL PROCESO DE CONTROL
Sus pasos principales serán:
1. Análisis de los "hechos".
2. Interpretación de estos.
3. Adopción de medidas aconsejables.
4. Su iniciación, y revisión estrecha.
5. Registro de los resultados obtenidos.
Es indispensable no confundir "los hechos",
con su interpretación valorativa.
Este tipo de control se puede clasificar de la siguiente forma:
- Control previo
Por ser previos a la acción, proporcionan la seguridad de que los recursos planificados respondan adecuadamente. Esto identifica el presupuesto de los gastos financieros, anticipa las actividades que se deben realizar y previene el costo de su ejecución.
- Control directivo
Se encargan de supervisar el desarrollo de los procesos empresariales antes de que culminen, para tener tiempo de modificar las medidas. Esto solo puede ser posible en caso de que exista una retroalimentación eficiente.
- Control a corriente
Este se realiza durante el proceso organizacional y van de la mano del directivo y del personal operario.
- Control posterior
Se realiza cuando termina la acción productiva, evaluando todo el desarrollo y determinando las conclusiones correspondientes a todo lo que salió bien y a lo que se tuvo que modificar. Después de esto se elabora un informe que sirva para los procesos futuros y para incentivar y recompensar a los empleados.
De acuerdo con la cobertura de la materia que se controla:
- Total: Este tipo de control se aplica a toda la materia, a todos los actos, hechos y personas.
- Selectivos: Este control se aplica únicamente a una parte de la materia, hechos, actos y personas; esta forma es de bajo costo y debe ser sorpresivo, es decir, que las personas no se enteren que las están controlando.
De acuerdo con la forma de operar:
- Automático: Este control se efectúa por sí solo a través de máquinas computarizadas y programas de automatización.
- Por resultados: Control realizado después que la operación termina.
De acuerdo con el tiempo de práctica:
- Permanente: Control que se ejerce todo el tiempo que dura la actividad de un servicio.
- Intermitente: Control que se ejerce en intervalos regulares, ejemplo, cada 4 horas, e irregulares, ejemplo, cada semana y luego cada mes, etc.
De acuerdo a la relación que existe entre el organismo y quienes ejecutan el control:
- Interno: El control es practicado por funcionarios que pertenecen al propio organismo.
- Externo: El control practicado por personas ajenas al organismo.
Sistemas de control administrativo
Son sistemas que recopilan y utilizan información para evaluar el desempeño de los diferentes recursos empresariales, como los humanos, físicos, financieros y de la organización en general, como resultado de las estrategias gerenciales perseguidas.
Por tanto, son el conjunto de procedimientos formales necesarios para la eficiencia administrativa y económica. Los gerentes lo utilizan para mantener o alterar estándares en las actividades de la organización.
Al ser una parte integral de todo el sistema de control de una empresa, su objetivo es garantizar la completa y oportuna implementación de los planes y políticas de la gerencia.
Pueden incluir desde la forma en que se solicitan los suministros hasta la manera en que se programa el uso de los activos, se asignan los trabajos, o se administra el inventario.
Un sistema de control administrativo es la manera en que los gerentes pueden documentar sus estrategias o políticas organizacionales. Igualmente, es una forma de evaluar el desempeño de los procesos corporativos internos, comparándolos con los objetivos y políticas declarados.
Referencias Bibliográficas
Robbins, Stephen, y De cenzo, David (1996). Fundamentos de administración, concepto y
aplicaciones. 3ra. ed., México.
Stoner, James, Freeman, R, y Gilbert, D (1996). Administración. 6ta. Ed. México.
Melinkoff, Ramón
(1990). Los procesos administrativos. Caracas:
Terry, George, y
Flanklin, Stephen (1999). Principios de administración. México:
Robbins, Stephen,
y Coulter, Mary (2015). Administración. 5ta. ed., México.
Koontz, Harold,
Weihrich, Heinz, y Cannice, Mark (2014). Administración, Una Perspectiva
Global y Empresarial. México: McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES
S.A. DE C.V.
Corvo, Helmut (2019). Los 11 Principios de Control Administrativo. Obtenido en https://www.lifeder.com/principios-control-administrativo/ (consultado
el 28 de agosto de 2020).
Pacheco, Josefina (2019). Control en la Administración (Clasificación, importancia y métodos). Obtenido en: https://www.google.com.do/amp/s/www.webyempresas.com/control-administracion/%3famp (consultado el 28 de Agosto del 2020).
Sistemas de Control (2019). Management control system. Obtenido en: https://es.m.wikipedia.org/wiki/Control_(procedimiento_administrativo) (Consultado el 28 de Agosto del 2020).
Kenneth A., Merchant (1982). The Control Function of Management. MIT Sloan. Obtenido en: https://enciclopediaeconomica.com/control-administrativo/ (Consultado el 28 de Agosto del 2020).
Navarrete Lorenzo, Karla (2013). El control dentro del proceso administrativo. Obtenido en: https://www.gestiopolis.com/el-control-dentro-del-proceso-administrativo/ (consultado el 28 de Agosto 2020).
Burdan, Leonardo (s.a). Reglas del proceso del control. Obtenido en: https://prezi.com/vcxx4nl309l0/reglas-del-proceso-de-control/ (Consultado 28 de Agosto 2020).
